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CAS-02

Client
MicroStars, un réseau de 44 micro-crèches. Concerné : le service client qui répond aux parents. 5 logiciels déjà en place, aucun remplacé. Point d'attention : des données d'enfants (santé, garde, factures).
Méthode
  • Gouvernance
  • Données
  • Agents IA
  • -61 %de temps d'attente des parents avant une première réponse, en heures de bureau, par rapport à l'an dernier
  • 47 %des demandes que l'assistant a le droit de traiter arrivent avec une réponse déjà rédigée
  • 84 %de ces brouillons utilisés par l'équipe, dont 59 % envoyés tels quels

Le point de départ

Avant.

Pour une simple question de facture, l'employée passait d'un logiciel à l'autre (messagerie client, fichier clients, facturation, prélèvements, tableau CAF), puis devait deviner de quelle famille il s'agissait. Un même foyer pouvait apparaître sous quatre noms ou adresses. Plus d'une demande sur quatre n'était même pas classée. Le tout tenait grâce à une trentaine d'automatisations bricolées, dont une de 116 étapes que personne n'osait plus toucher.

La méthode

Ce qu'on a fait.

  1. Étape 01

    Gouvernance

    Qui voit quoi : 8 profils d'accès, et par défaut personne ne voit rien. Des règles écrites noir sur blanc que l'assistant ne peut pas contourner.

  2. Étape 02

    Données

    On a commencé par ranger, pas par l'IA. Inventaire de l'existant sans rien casser, puis une fiche unique par famille, alimentée par les logiciels en place, hébergée en France et mise à jour chaque heure.

  3. Étape 03

    Agent IA

    Un assistant qui trie la question (un sujet sensible reste à un humain), retrouve la bonne famille (en cas de doute, il passe la main), prépare un brouillon dans le style des vraies réponses de l'équipe, puis se fait relire par une seconde IA et des règles fixes. Il ne reçoit que des réponses simples (« ce parent peut-il récupérer l'enfant ? oui ou non »), jamais les documents.

Ce qu'en dit le client

« La machine est lancée et on en a pour notre argent. Tous les fondamentaux sont là. »

Louis Aubédirecteur administratif et financier, MicroStars

Le résultat

Après.

  1. Les parents attendent 61 % moins longtemps leur première réponse, et leur demande est réglée 55 % plus vite, par rapport à la même période l'an dernier.

  2. 47 % des demandes traitables arrivent avec un brouillon prêt, soit 24 % de toutes les demandes ; les 38 % restants ne s'y prêtent pas (sujets sensibles, messages automatiques, notifications bancaires).

  3. 84 % des brouillons sont utilisés, dont 59 % sans changer un mot.

  4. 100 % des réponses sont relues et envoyées par une personne : l'IA n'écrit jamais aux parents.

  5. Moins de 10 centimes de dollar de coût d'IA par demande.

En détail

Pour se le représenter.

En détail

Les sécurités.

En détail

Mesure.

Ce qu'en dit le client

Louis Aubédirecteur administratif et financier, MicroStars

« On est obligés d'avoir un humain dans la boucle : c'est seulement l'humain qui dira s'il y a un plantage ou pas. »

Ce qu'en dit le client

Louis Aubédirecteur administratif et financier, MicroStars

« Un cadrage élagué, défini avec un sens, une vision et une priorisation dès le départ, c'est ce qui sépare un sujet qui aboutit d'un sujet qui n'aboutira jamais. »

Sous le capot

La technologie.

Claude, d'Anthropic : un modèle qui rédige et un autre qui relit. Base de données sécurisée, documents sensibles chiffrés, hébergement en France. 600 tests automatiques et des essais sur de vraies demandes avant la mise en service. Les réponses validées par l'équipe servent d'exemples dès le lendemain. La facture d'IA arrive directement chez MicroStars : l'outil leur appartient.

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NotSo est partenaire certifié du Claude Partner Network (Anthropic).

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